Ni råd for digitale møter

Møteverdien kan økes med noen enkle grep.

– Jeg gjør ikke annet enn å gå i møter!

Det er et utsagn mange av oss kommer med i arbeidslivet. I samme åndedrag klager vi gjerne over at møtene har liten verdi. De er for lange, uten tydelige mål, diskusjonene fyker ut på viddene og konklusjon uteblir. Noen svarer på e-post underveis, andre scroller på mobil, det tegnes kruseduller, noen prater mye og andre lite.
Kjenner du deg igjen?

I den nye normalen hvor mye skjer digitalt blir det helt avgjørende å bruke anledningen til å vurdere behov for møte og videre hvordan vi skal gjennomføre de på nytt. Ikke bare sette strøm på møtene uten justeringer. Møter som ikke fungerer fysisk, blir etter min erfaring om mulig enda dårligere digitalt.

Så basert på egne erfaringer, har jeg satt ned noen punkt som bedrer møtekvaliteten på digitale møter.

1. Trenger vi møtet? Det første vi bør gjøre er å spørre om det er nødvendig med et møte i det hele tatt. Noen møter kan med fordel droppes og heller tas skriftlig eller muntlig kun mellom de det gjelder.

2. Relevante deltakere. Alle møtedeltakere bør oppleve at det er relevant for dem å være til stede. Derfor er det avgjørende at man tenker på hvem som bør delta og hvorfor de bør være til stede. Mange møter har for mange deltakere.

3. Avklart formål. Møter uten et avklart formål, gir sjelden godt utbytte. Derfor bør formålet med møtet informeres om på forhånd. Og følges opp av en kort agenda der noen hovedpunkt og tidsramme er skissert. 

4. God møteleder. En godt forberedt møteleder som evner å styre ordet slik at deltakerne føler seg inkludert og hørt er viktig. Noen ganger må møteleder også være «streng», hanke inn diskusjoner på avveier og moderere innlegg som blir for lange. Det er bedre med korte enn lange møter. Legges det opp til et langt møte, legg inn pauser og bryt gjerne opp med en snutt fysisk aktivitet eller en liten konkurranse.

5. Fungerende utstyr. Å sette strøm på møte innebærer endringer og tilpasninger til en ny arena. Alle må ha utstyret og programvaren som skal til. Hodetelefoner, lydkapasitet og skikkelig kamera er grunnleggende. Tilstrekkelige tekniske løsninger må på plass for at møtet skal fungere bra. Alle møtedeltakere må bruke kamera og jobbe med passe avstand og vinkel.

6. Rekk opp hånden. Å rekke opp hånden når vi vil si noe er viktig og ofte undervurdert, – det er en kjekk funksjon i Microsoft Teams og finnes i de fleste verktøy, en digital håndsopprekking. En kan også fint melde taletid i chatten om denne funksjonen ikke er tilgjengelig.

7. Mest krevende først. Start med de sakene som krever mest. Avslutt heller med noe lettere.

8. Opptak. Opptak av møter kan erstatte referatene og effektivisere arbeidet både for den som har skrevet og de som søker møteinfo i etterkant. Men diskuter først om hvilke møter en slik overgang er hensiktsmessig hos dere. Opptak er ofte uvant for mange og kan skape begrensinger på engasjement og meningsbrytninger, men muligheten for mer effektive møter og tid spart gjør det verdt å prøve ut. Ta ikke opp et møte uten at det blir kommunisert i forkant.

9. Kreative tanker fra individ til gruppe. Mange kreative prosesser starter med at hver og en tenker alene i starten. Gjerne med utgangspunkt i et spørsmål som stilles før møtet. Deretter kan en dele inn i mindre grupper som grunnlag for videre diskusjon og deling for alle. Det finnes verktøy, apper og digitale tavler som kan benyttes til dette formål.

Vilje og endring

Bedre digitale møter handler om vilje og endring. Mer effektiv tidsbruk, miljøgevinst og redusert smittespredning er viktige fordeler som gode møter digitalt kan gi. I tillegg kan mer jobbing på tvers av geografi og fag gi bedre læringsutbytte.    

Det er bare å starte den digitale møtetreningen!

Tillitsbasert ledelse gir hjemmeseier

Hjemmekontor forsterker behovet for at arbeidet utføres innen ledernes trygge rammer av tillit.  

På få måneder har hjemmekontor vippet oss over i en ny arbeidshverdag. Hjemmekontor er ikke lenger en ordning for noen få, men for alle som kan. Dette er nå hverdagen for mange og vil i fremtiden være en naturlig og større del av arbeidslivet. Vi har fått et kraftig læringsspark, og vi endrer handling raskt fordi vi må. Vi har nå en gyllen mulighet til å innhente erfaring og lære, samtidig som vi opprettholder den daglige leveransen.

Men den nye arbeidsdagen og fremtidens arbeidsliv, handler om mye mer enn hjemmekontor i seg selv. Vi må koble hjemmekontor til digitalisering og bruk av ny teknologi i arbeidslivet generelt sett. Vi må øke vår bevissthet om hvordan ny teknologi påvirker arbeidsplasser og ansatte. Og vi må øve opp et annet tankesett og annen form for ledelse. En kan ikke sende sine folk på hjemmekontor og fortsette som før.

Mer fleksibilitet

Hjemmekontor fungerer heller sjabert med ledere som har grunnleggende mistenksomhet til sine ansatte. Har man som leder behov for kontroll og styring i et tradisjonelt hierarkisk system, så er det naturlig at en primært ønsker alle ansatte mest mulig på kontoret.

Signaliserer man en grunnleggende mangel på tillit til folka sine, er det betimelig å lete i brystlommen etter det røde kortet. For dagens og morgendagens arbeidstagere vil i økende grad forvente fleksibilitet. Da er samhandling gjennom gjensidig tillit en avgjørende forutsetning. Hvordan hjemmekontor fungerer, blir da selve syretesten på om det er reell tillit mellom partene, eller bare vedtatt tillit. Ny teknologi, digitale arbeidsformer og hjemmekontor kan gi oss store gevinster hvis arbeidet er tillitsbasert.


Reell tillit vedtas ikke, den skapes

En leder må ha grunnleggende tro på egne ansatte. Leder må være tett på og digge å asfaltere for de ansatte slik at de kan gjøre en god jobb, oppleve mestring og bidra til at de løser oppgaver på en god måte. Det må skapes kultur for prøving, feiling og læring.

Tillit skapes gjennom relasjoner som gjennomsyres av troverdighet, respekt og rettferdighet. Disse handlingene bør være gjentagende og grunnmuren i den daglige samhandlingen. Daglig samhandling kan man fint ha digitalt. Kvaliteten på ledelse og relasjoner avhenger ikke av fysisk tilstedeværelse. For uansett må ledere sikre god støtte, coache, stille spørsmål, fjerne friksjon for oppgaveløsning og utvikle de menneskelige ressursene. Kontordørledelse med hastige, muntlige beskjeder om hva den ansatte skal gjøre fungerer ikke.

Ta et digitalt møte, en speed-date, en digital kaffekopp, «walk and talk» eller dra i gang en chat. Eller hva med en god gammeldags telefonsamtale? Den funker fortsatt fjell! Det er flust av muligheter for å bygge relasjon med dine ansatte. Det finnes absolutt ingen grunner for å la vær å skape slike relasjoner. Å tørre og gi slipp på kontrollen kan føles skremmende for en leder, men tar du sjansen så kan det være noe av det mest givende og utviklende som finnes i ditt lederskap fordi reell dialog med ansatte da vil trenge monologen til side.      


Tillit gir flatere struktur

Ved å lede gjennom tillit og satse på mennesker, kan en oppnå mindre administrasjon, raskere beslutninger og bevegelse mot en flatere struktur. De ansatte får mer driv, økt engasjement og trives bedre på jobb. I et slikt arbeidsmiljø blir det gjort mer og sjansen for å finne smartere løsninger øker.

Teknologi og digital jobbing fra hjemmekontor er ikke eneste løsning, men skaper rom for at det flettes samen med det tradisjonelle slik at det i sum gir oss nye muligheter. Vi søker økt fleksibilitet og god utnyttelse av teknologien for å sikre økt tilgjengelighet, bedre samarbeid, kommunikasjon og utvikling – uten at vi alltid må forflytte oss fysisk.

Mennesker + teknologi + tillitsbasert ledelse + hjemmekontor =

Økt fleksibilitet og utvikling.

Hjemmeseier!

Rause Teams i Korona-tid

Nå gjelder det å koble sammen mennesker og kunnskap på digitale kanaler i en ny situasjon. Det fordrer raushet og vilje. Dette får vi til!        

For noen få uker siden vant HR-seksjonen i Nordland fylkeskommune prisen årets arbeidsmiljø. Prisen ble delt ut på Rekrutteringskonferansen 2020 i Bodø. Arrangørene var Jobbnorge, Personalhuset Nord-Norge, Bodø i Vinden, HRM Kompetanse og Amedia. I juryens begrunnelse for prisen står det:

«Vinneren har fokus på å få det beste ut av de ansatte gjennom gode prosesser rundt det faglige. De har vært gjennom et stort og krevende prosjekt med krav til store omstillinger, og de har taklet utfordringene svært godt, både faglig og sosialt. De har tatt i bruk ny teknologi for å få mer tid til mennesker og bruke mindre tid på rutiner. De viser lidenskap, endringsvilje og innovasjon, og de jobber bevisst med at avdelingen har en viktig rolle som en del av en større organisasjon»

Jeg følte på en uendelig stolthet over å få være leder sammen med denne dyktige HR-gjengen da prisen ble delt ut. Det var ubeskrivelig fint å oppleve at den jobben vi har gjort over tid ble verdsatt og sett slik.

I dagens Korona-situasjon gjelder det å bruke alt vi har lært og jobbet med, og ta det videre i nye former. Vi skal fylle samfunnsoppdraget vårt ved å ta vare på vårt gode arbeidsmiljø og skape trygghet i en uvant situasjon, slik at vi kan fortsette vår samskaping og utvikling

Vi har jobbet med Teams siden jul, nå kommer det godt med. Her har vi mange muligheter for samhandling, deling, oppgavefordeling og oppfølging av arbeidsoppgaver i felleskap. Vi har en lukket chat, videomøter, egne Teams og kanaler, grupper og rom. Vi kan bruke kamera slik at vi ser hverandre. Grunnlaget vi har lagt er nå gull verdt!

Vi har også laget oss en egen kanal for testing. Her er det prøving og feiling som gjelder. I tillegg har vi en kanal/gruppe for deling av humor, tøys og tips med flittig bruk av emojis, videoer, GIF og bilder. Vi er også i gang med å gjennomføre digitale kaffekopper. Å ivareta det sosiale digitalt er særlig viktig i en situasjon der alle sitter hjemme og jobber. Å jobbe hjemmefra på en effektiv måte, handler også om å lage seg en struktur som fungerer. Være bevisst på når du jobber og når du har fri. Dele opp øktene, sørge for pauser og frisk luft.   

Nordland fylkeskommune sine verdier er tillit, åpenhet og lojalitet. Nå er disse viktigere enn noen gang. Vi må dele raust, stole på hverandre, ville hverandre vel. Vi er ulike mennesker og reagerer forskjellig, ikke minst i en slik situasjon. Vi skal møte dette ved å løfte hverandre ytterligere, være rause med hverandre og støtte hverandre. Vi skal vise at samhandling og omsorg for hverandre kan gjøres på en meget god måte digitalt!

Og når hverdagen en gang vender tilbake, så kan vi bygge videre på de nye erfaringene vi nå gjør oss, lære mer av dem og utvikle arbeidsformer som kombinerer menneskelige ressurser og digitale verktøy på en enda bedre måte.          

Dette skal vi klare – sammen!  

Digital Korona-kreativitet

Nå ruskes det i alle menneskers hverdag. Nå er det tid for varme hjerter og kloke hoder. Og kreative, digitale løsninger.

Viruset covid-19 har ført til at Norge er lukket. Absolutt alle er berørt. Vi iverksetter drastiske tiltak for å hindre smitte, samtidig som vi skal holde hjulene i gang så langt som mulig. Virksomheter forsøker å opprettholde produksjon og tjenester. Elever og studenter skal ha undervisning, de minste barna må ha omsorg. Listen er lang og kan fylles på i lange baner.

Hva skjer når korona-situasjonen skaper ufrivillig eksperiment på de fleste områder i samfunnet?

Den nye, isolerte hjemmehverdagen gir oss nye utfordringer. Som i sin tur skaper grobunn for nye og kreative løsninger på nett. For på nettet trenger vi slett ikke isolere oss, tvert i mot samhandles det på tvers i en grad som får en HR-hippe til å bli blank i øynene Det tenkes nytt og kreativt for å finne løsninger i vår nye hverdag. Det dannes grupper og etableres nye nettverk. Spesielt er jeg imponert over alt som skjer i gruppen Korona-dugnad for digitale lærere. I skrivende stund er 45 000 medlemmer i denne gruppen, og tallet er raskt voksende. Kommunikasjonen deles nå opp i åtte undergrupper som dekker alt fra barneskole til universitet slik at informasjonen blir mer relevant for den enkelte lærer. Gruppene flommer over av iderikdom og løsningsorientering. Lærere hjelper hverandre for å skape gode undervisningsløsninger for elevene. Skole-Norge går sammen for å bestå syretesten for digitalisering av undervisningen.


Disse gruppene er glitrende eksempel på hva vi kan få til når vi bruker ny teknologi og kommuniserer på tvers med hverandre med et felles mål: elevenes læring. Det lyttes til hverandre, stemmer inkluderes og det skapes et mangfold av perspektiv der man sammen finner løsninger som er bedre enn de klarer hver for seg. Meninger verdsettes, engasjementet og lysten til å få til, er formidabel. Her er det lite hierarki, men desto mer skaperglede. Her ser en i praksis hva ansatte kan få til sammen via kreativitet, samhandling, ny teknologi, delekultur, nye arbeidsmetoder, prøving og feiling, med en kommunikasjon som er basert på åpenhet og tillit.

Når hverdagen en gang kommer tilbake til oss, så kan det hende at vi disse krevende dagene, ukene og månedene som vi nå går igjennom, tar med oss arbeidsmetoder som vil skape en helt ny giv i samhandlingen mellom mennesker. Enten vi jobber i undervisning, kommuner, næringsliv eller andre steder. Metoder, med mennesker i sentrum, som gjør at vi kan jobbe mer effektiv, relevant og framtidsrettet.

Vi kan være i ferd med å gjøre et rykk i bruk av teknologi til beste for mennesker. 

Hva er HR?

HR handler om alle mennesker i virksomheten. De lønner det seg å satse på! 

HR er et begrep som de aller fleste har hørt om. Min erfaring er likevel at mange ikke helt vet hva det er. I løpet av de siste årene har jeg stadig fått spørsmål fra venner, familie og kollegaer rundt begrepet HR. Det har blitt noen interessante og mangslungne samtaler om temaet.

HR er alle prosessene i en virksomhet som omhandler menneskelige ressurser, begrepet omfatter altså alle ansatte. HR er en forkortelse for Human Resources – menneskelige ressurser. Mange arbeidsplasser har egne HR-avdelinger eller personalavdelinger for å følge opp utvikling og arbeidsoppgaver knyttet til ansatte. 

Personalavdelingen er tradisjonelt den som forvalter alt det administrative rundt vårt arbeidsforhold på arbeidsplassen vår. Her ligger alle arbeidsoppgavene som må driftes og administreres rundt et ansettelsesforhold fra du begynner i jobben til du slutter.  Arbeidsavtaler, lønn, ferie og permisjoner er noen eksempler på dette.

Moderne HR-tankegang utfordrer den tradisjonelle personalavdelingen ved å sette mer fokus på endring, utvikling og strategi. Klarer arbeidsplassen å utvikle menneskene som jobber der og deres ressurser, så vil både mennesker og virksomhet få vekst og utvikling. For å få dette til, må arbeidsforholdene i større grad planlegges med de ansatte i sentrum. De utgjør virksomhetens humankapital.

HR blir da noe mer enn forvaltning, det utgjør også en strategi. Summen av alle planlagte HR-aktiviteter vil øke utnyttelsen av de menneskelige ressursene i tråd med virksomhetens sine overordnende mål. Det vil skape bedre sammenheng mellom virksomhetsstrategien og HR-strategien.

For å oppnå dette må virksomheten lytte til ansatte slik at alle inkluderes, føler seg verdsatt og satset på. Det vil skape økt engasjement og arbeidslyst blant de ansatte og dermed god arbeidskultur i virksomheten. Da økes sannsynligheten for at virksomheten kan innfri sine mål.

Det er kjekt å se en utvikling der flere og flere virksomheter ser de ansatte som virksomhetens mest verdifulle ressurs. Ved å la de menneskelige ressursene danne en stor del av grunnlaget for de overordnede målene, er det lettere å følge opp i handling. For å få til disse ønskede effektene i praksis må ledelse og organisering av de menneskelige ressursene handle mer om motivasjon, holdninger og adferd og mindre om administrering og kontroll.

I framtidens arbeidsliv blir menneskene det største konkurransefortrinnet. Teknologi, systemer og fysisk ramme kan alle skaffe seg. Det er menneskene som kan utgjøre en forskjell!

Så rydd plass til HR rundt bordet i toppledergruppen. Det lønner seg å satse på HR fordi det er å satse på de ansatte!

HR viser endringsvei

Ny teknologi fungerer bare når menneskene i organisasjonen endrer sine handlinger fordi de forstår hvorfor endring er bra. God HR skaper den forståelsen.   

Jeg gløder for HR-faget og hvordan HR kan støtte tydelig opp under virksomhetens forretningside. Min ambisjon for faget er at HR skal ha en sentral strategisk tilnærming og være med i utviklingen av nye businesser og virksomheter. Nåtidens digitale transformasjon med roboter og kunstig intelligens endrer hvordan vi arbeider og samarbeider. For å utnytte og utvikle teknologien, må vi satse på kognitivt mangfold. Vi må skape psykologisk trygget og ansvarliggjøring av den enkelte.

Etter mange års erfaring med ulike HR-roller i det private og tett på 12 strake år i det offentlige, har jeg opparbeidet mye erfaring og gjort meg en del tanker. Arbeidsoppgavene mine har vært mangslungne og det har lært meg håndverket HR. Jeg har vært i sannhetens øyeblikk i møte med mennesker som har vært berørt av organisasjonsutvikling, omstilling og nedbemanning. Jeg har stått i konflikter, opplevd sykdom, vært glade og lei sammen med medarbeidere. Vi har grått og ledd sammen, vi har tapt og vunnet.

Det er disse møtene med den enkelte som motiverer meg for å jobbe med HR. Å satse på mennesker og gi dem tillit, er avgjørende for at de utvikler seg både som menneske og faglig. Gjennom tillit og personlig utvikling skaper mennesker verdi for virksomheten. Brytes tillit og utvikling ned, blir utfallet motsatt, da tappes virksomheten for verdi. HR må lede an i arbeidet med å få flere mennesker til å lykkes, for bare slik får vi til økt verdiskapning.

Jeg har ofte gått hjem fra jobb disse årene og lurt på om jeg har bidratt med annet enn plunder og heft for mennesker. For jeg har bedt om rapportering, og jeg har bedt folk om å fylle ut og sende inn. Og sagt; vi må jo ha en handlingsplan! Hjelper rapportering, skjemaer og planer folk? Jeg har vært frustrert og tenkt, nei, dette er til liten hjelp. Hva er det jeg, og vi, egentlig holder på med? Jeg bør finne meg noe annet å gjøre.

Men noe har fått meg til å bli i HR. Fordi god HR kan gi så mange muligheter for mennesker og virksomheter, og jeg vil bidra til å realisere dem. Den teknologiske revolusjonen som vi er inne i, trigger meg. For nå kan jo HR få unna en skokk med arbeidsoppgaver ved bruk av ny teknologi, standardisering, digitalisering og automatisering. Frigi tid til arbeid med utvikling av mennesker. Herlig!

«Plug and play». Nye tekniske løsninger. Nå løsner det, tenkte jeg! Realitetene innhentet meg. For bruk av ny teknologi uten en reell transformasjon har ikke ønsket effekt. Heller tvert om. Å legge om til ny teknologi uten menneskelig endring funker ikke. Et hovedproblem er at HR har havnet i bakleksa på teknologi. I den bakleksa skal vi ikke være! For fortsetter vi å være der, så lykkes ikke transformasjonen.

Politikere, ledergrupper og styrer beslutter mål med store innsparinger og forbedringer ved bruk av ny teknologi og digitalisering. Hvordan skal en få til det i praksis? Her kommer HR inn, det holder ikke med teknologi og IT. Ny teknologi fordrer endring. Endring av handling, ny arbeidsdeling og nye flytprosesser. Mennesker må endre handlinger ved å lære noe nytt.

Konkrete endringer krever mer enn vedtak og beslutninger i toppen. Det er først når den enkelte endrer handling, at det blir fart på sakene. Å få til det, er hardt arbeid som må følges opp. Det må skapes en endringskultur i praksis. Endring krever bevisst ledelse som bygger tillit. Åpenhet må gjennomsyre organisasjonen. Nysgjerrighet og eksperimentering må utfordre det etablerte. Vi trenger mangfold og samarbeid på tvers av enheter. Det bør gis rom for menneskers utvikling av kompetanse. Motstand må møtes med motstandsdyktighet og utholdenhet. Og vi må integrere sosial kommunikasjon internt og eksternt der personlighet og reell dialog kan tilføre både medarbeidere og brukere verdi.

Alle aktivitetene skjer i relasjoner mellom mennesker. Relasjonell kompetanse og ferdigheter blir derfor det viktigste verktøyet for å få det beste ut av teknologi og systemer. HR spiller en nøkkelrolle for å få det til, og min gløding for faget tar nesten fyr av tanken på vår store mulighet nå til å ta den tydelige posisjon som trengs. Får vi det til, så vil ny teknologi hjelpe mennesker til å kommunisere på tvers av fag og geografi. Det vil effektivisere virksomheten og øke kvaliteten på tjenestene til det beste for medarbeidere og brukere.

Jeg er med, er du?