Ni råd for digitale møter

Møteverdien kan økes med noen enkle grep.

– Jeg gjør ikke annet enn å gå i møter!

Det er et utsagn mange av oss kommer med i arbeidslivet. I samme åndedrag klager vi gjerne over at møtene har liten verdi. De er for lange, uten tydelige mål, diskusjonene fyker ut på viddene og konklusjon uteblir. Noen svarer på e-post underveis, andre scroller på mobil, det tegnes kruseduller, noen prater mye og andre lite.
Kjenner du deg igjen?

I den nye normalen hvor mye skjer digitalt blir det helt avgjørende å bruke anledningen til å vurdere behov for møte og videre hvordan vi skal gjennomføre de på nytt. Ikke bare sette strøm på møtene uten justeringer. Møter som ikke fungerer fysisk, blir etter min erfaring om mulig enda dårligere digitalt.

Så basert på egne erfaringer, har jeg satt ned noen punkt som bedrer møtekvaliteten på digitale møter.

1. Trenger vi møtet? Det første vi bør gjøre er å spørre om det er nødvendig med et møte i det hele tatt. Noen møter kan med fordel droppes og heller tas skriftlig eller muntlig kun mellom de det gjelder.

2. Relevante deltakere. Alle møtedeltakere bør oppleve at det er relevant for dem å være til stede. Derfor er det avgjørende at man tenker på hvem som bør delta og hvorfor de bør være til stede. Mange møter har for mange deltakere.

3. Avklart formål. Møter uten et avklart formål, gir sjelden godt utbytte. Derfor bør formålet med møtet informeres om på forhånd. Og følges opp av en kort agenda der noen hovedpunkt og tidsramme er skissert. 

4. God møteleder. En godt forberedt møteleder som evner å styre ordet slik at deltakerne føler seg inkludert og hørt er viktig. Noen ganger må møteleder også være «streng», hanke inn diskusjoner på avveier og moderere innlegg som blir for lange. Det er bedre med korte enn lange møter. Legges det opp til et langt møte, legg inn pauser og bryt gjerne opp med en snutt fysisk aktivitet eller en liten konkurranse.

5. Fungerende utstyr. Å sette strøm på møte innebærer endringer og tilpasninger til en ny arena. Alle må ha utstyret og programvaren som skal til. Hodetelefoner, lydkapasitet og skikkelig kamera er grunnleggende. Tilstrekkelige tekniske løsninger må på plass for at møtet skal fungere bra. Alle møtedeltakere må bruke kamera og jobbe med passe avstand og vinkel.

6. Rekk opp hånden. Å rekke opp hånden når vi vil si noe er viktig og ofte undervurdert, – det er en kjekk funksjon i Microsoft Teams og finnes i de fleste verktøy, en digital håndsopprekking. En kan også fint melde taletid i chatten om denne funksjonen ikke er tilgjengelig.

7. Mest krevende først. Start med de sakene som krever mest. Avslutt heller med noe lettere.

8. Opptak. Opptak av møter kan erstatte referatene og effektivisere arbeidet både for den som har skrevet og de som søker møteinfo i etterkant. Men diskuter først om hvilke møter en slik overgang er hensiktsmessig hos dere. Opptak er ofte uvant for mange og kan skape begrensinger på engasjement og meningsbrytninger, men muligheten for mer effektive møter og tid spart gjør det verdt å prøve ut. Ta ikke opp et møte uten at det blir kommunisert i forkant.

9. Kreative tanker fra individ til gruppe. Mange kreative prosesser starter med at hver og en tenker alene i starten. Gjerne med utgangspunkt i et spørsmål som stilles før møtet. Deretter kan en dele inn i mindre grupper som grunnlag for videre diskusjon og deling for alle. Det finnes verktøy, apper og digitale tavler som kan benyttes til dette formål.

Vilje og endring

Bedre digitale møter handler om vilje og endring. Mer effektiv tidsbruk, miljøgevinst og redusert smittespredning er viktige fordeler som gode møter digitalt kan gi. I tillegg kan mer jobbing på tvers av geografi og fag gi bedre læringsutbytte.    

Det er bare å starte den digitale møtetreningen!