Ni råd for digitale møter

Møteverdien kan økes med noen enkle grep.

– Jeg gjør ikke annet enn å gå i møter!

Det er et utsagn mange av oss kommer med i arbeidslivet. I samme åndedrag klager vi gjerne over at møtene har liten verdi. De er for lange, uten tydelige mål, diskusjonene fyker ut på viddene og konklusjon uteblir. Noen svarer på e-post underveis, andre scroller på mobil, det tegnes kruseduller, noen prater mye og andre lite.
Kjenner du deg igjen?

I den nye normalen hvor mye skjer digitalt blir det helt avgjørende å bruke anledningen til å vurdere behov for møte og videre hvordan vi skal gjennomføre de på nytt. Ikke bare sette strøm på møtene uten justeringer. Møter som ikke fungerer fysisk, blir etter min erfaring om mulig enda dårligere digitalt.

Så basert på egne erfaringer, har jeg satt ned noen punkt som bedrer møtekvaliteten på digitale møter.

1. Trenger vi møtet? Det første vi bør gjøre er å spørre om det er nødvendig med et møte i det hele tatt. Noen møter kan med fordel droppes og heller tas skriftlig eller muntlig kun mellom de det gjelder.

2. Relevante deltakere. Alle møtedeltakere bør oppleve at det er relevant for dem å være til stede. Derfor er det avgjørende at man tenker på hvem som bør delta og hvorfor de bør være til stede. Mange møter har for mange deltakere.

3. Avklart formål. Møter uten et avklart formål, gir sjelden godt utbytte. Derfor bør formålet med møtet informeres om på forhånd. Og følges opp av en kort agenda der noen hovedpunkt og tidsramme er skissert. 

4. God møteleder. En godt forberedt møteleder som evner å styre ordet slik at deltakerne føler seg inkludert og hørt er viktig. Noen ganger må møteleder også være «streng», hanke inn diskusjoner på avveier og moderere innlegg som blir for lange. Det er bedre med korte enn lange møter. Legges det opp til et langt møte, legg inn pauser og bryt gjerne opp med en snutt fysisk aktivitet eller en liten konkurranse.

5. Fungerende utstyr. Å sette strøm på møte innebærer endringer og tilpasninger til en ny arena. Alle må ha utstyret og programvaren som skal til. Hodetelefoner, lydkapasitet og skikkelig kamera er grunnleggende. Tilstrekkelige tekniske løsninger må på plass for at møtet skal fungere bra. Alle møtedeltakere må bruke kamera og jobbe med passe avstand og vinkel.

6. Rekk opp hånden. Å rekke opp hånden når vi vil si noe er viktig og ofte undervurdert, – det er en kjekk funksjon i Microsoft Teams og finnes i de fleste verktøy, en digital håndsopprekking. En kan også fint melde taletid i chatten om denne funksjonen ikke er tilgjengelig.

7. Mest krevende først. Start med de sakene som krever mest. Avslutt heller med noe lettere.

8. Opptak. Opptak av møter kan erstatte referatene og effektivisere arbeidet både for den som har skrevet og de som søker møteinfo i etterkant. Men diskuter først om hvilke møter en slik overgang er hensiktsmessig hos dere. Opptak er ofte uvant for mange og kan skape begrensinger på engasjement og meningsbrytninger, men muligheten for mer effektive møter og tid spart gjør det verdt å prøve ut. Ta ikke opp et møte uten at det blir kommunisert i forkant.

9. Kreative tanker fra individ til gruppe. Mange kreative prosesser starter med at hver og en tenker alene i starten. Gjerne med utgangspunkt i et spørsmål som stilles før møtet. Deretter kan en dele inn i mindre grupper som grunnlag for videre diskusjon og deling for alle. Det finnes verktøy, apper og digitale tavler som kan benyttes til dette formål.

Vilje og endring

Bedre digitale møter handler om vilje og endring. Mer effektiv tidsbruk, miljøgevinst og redusert smittespredning er viktige fordeler som gode møter digitalt kan gi. I tillegg kan mer jobbing på tvers av geografi og fag gi bedre læringsutbytte.    

Det er bare å starte den digitale møtetreningen!

6 kommentarer om “Ni råd for digitale møter”

    1. Hei Trude, dette er gode råd. En god digital møtekultur på nett er uvurderlig. Man klarer ikke å erstatte den fysiske interaksjonen på nett. Kunsten er å få til noe av det samme på nett og da er fint med noen gode råd og vink.

      Liker

  1. Hei Trude!
    Jeg er helt uenig om at opptak erstatter referat. Det blir alt for tungvindt å ‘bla’ gjennom den. Det er også mulig å bruke søkefunksjoner i et skriftlig referat.

    Så tenker jeg at vi e er altfor sløve til å evaluere det vi gjør i samfunnet! Det kan være god møtekultur å evaluere et møte. Har vi nådd målet med møtet? Er det noe vi burde ha sett på? Har vi brukt nok eller for mye tid? Har alle med relevante meninger kommet til ordet?

    Liker

    1. Hei Nick – jeg skriver at en kan vurdere, ikke erstatte, om opptak av møter kan være noe. Videre at en må vurdere på hvert enkelt arbeidsplass hva som er hensiktsmessig. Men lengde, møtets innhold osv vil spille inn om et opptak er hensiktsmessig. Ellers er løpende evaluering som du skriver et godt og viktig poeng. Et fint punkt 10. Jeg har dog erfaring med opptak som supplement til referat – og det ble evaluert og alle ønsket å videreføre den ordningen. Jeg tenker at en må teste å prøve ut nye muligheter, justere, forbedre, endre og forhåpentligvis utvikler en seg. Prøver en ikke noe nytt – kan det lett bli stillstand. Så kjekt at du fylte på, jeg burde muligens tydeliggjort under punkt 8.

      Liker

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s